ART4U.MEDIA
Porozmawiajmy

Blog

Systemy i automatyzacje4 min czytaniaAutor: Ariel Tryka

Jak uporządkować rozliczenia spedycji w jednym panelu?

W skrócie

  • Zlecenie wpisujesz raz, a z niego liczą się wszystkie rozliczenia.
  • Faktury z Fakturowni parują się ze zleceniami, a kilometry z GPS wpadają same.
  • Każda rola widzi tylko to, co jej potrzebne.

Tak działa LogisticPanel, który zbudowałem dla firmy spedycyjno-transportowej. Spedycja to pośredniczenie w przewozach: firma bierze zlecenie od klienta, a przewiezienie zleca przewoźnikowi. Różnica między tym, co płaci klient, a tym, co dostaje przewoźnik, to marża.

Przed

  • Arkusze aut, zleceń, przewoźników i premii w osobnych plikach
  • Faktury sprawdzane ręcznie
  • Przebiegi aut sprawdzane ręcznie

Po

  • Jeden panel, zlecenie zapisane raz
  • Faktury z Fakturowni sparowane ze zleceniami
  • Kilometry z GPS bez przepisywania

Co zastąpił panel

2arkusze zastąpione jednym panelem
2profile kosztów: do rozliczeń i rzeczywisty
2systemy GPS obsługiwane przez panel

Pierwszy arkusz to rozliczenie spedycyjne, czyli klient, przewoźnik, marża i premia spedytora. Drugi to wynik miesięczny auta od strony przewoźnika. Oba opierają się na tych samych zleceniach.

Jak wygląda droga zlecenia

  1. 1
    ZlecenieNumer z dokumentu klienta, kwota od klienta i dla przewoźnika.
  2. 2
    Dzień autaKilka zleceń dziennie. Pusty dzień roboczy wymaga podania powodu.
  3. 3
    FakturaPanel czyta faktury z Fakturowni i paruje je po numerze zlecenia.
  4. 4
    PłatnośćPremia spedytora liczy się tylko od opłaconych faktur.
  5. 5
    Zamknięcie miesiącaZatwierdzona premia zamyka miesiąc spedytora.
Makieta, dane przykładowe

Spedytor widzi swoje auta dzień po dniu. Marża liczy się na bieżąco: kwota od klienta minus kwota dla przewoźnika minus autostrada.

Pusty dzień ma powód. „Brak zlecenia” liczy się do średnich, a przestój i dzień wolny nie.

Marża, którą widać na zleceniu

Panel liczy marżę z tych samych kwot, które wpisano przy zleceniu. Nie trzeba przepisywać ich do drugiego arkusza.

Jak składa się marża za jeden dzień auta

Dane przykładowe
  • Od klienta: 3 200,00 zł (suma zleceń dnia)
  • Dla przewoźnika: −2 450,00 zł (suma kwot dla przewoźnika)
  • Autostrada: −120,00 zł
  • Marża: 630,00 zł

Kto co widzi, pilnuje sam panel. Spedytor nie zobaczy cudzych danych, a przewoźnik kwot od klientów ani marż. Wynik rzeczywisty widzi tylko właściciel.

Zlecenie zapisane raz, a z niego wynikają wszystkie rozliczenia.

Premie mają progi z datą obowiązywania, więc zmiana zasad nie zmienia przeszłych rozliczeń. Konkretne progi to ustawienia firmy, dlatego ich tu nie podaję.

Podsumowanie
Z czym przyszła firmaArkusze aut, zlecenia, rozliczenia przewoźników i premie spedytorów leżały w osobnych plikach, a faktury i przebiegi sprawdzano ręcznie.

Co jeszcze znalazłem

  • Dwa arkusze oparte na tych samych zleceniach
  • Faktury sprawdzane ręcznie
  • Przebiegi aut sprawdzane ręcznie

Co zrobiliśmy

  • Zlecenie zapisane raz, z niego oba rozliczenia
  • Faktury z Fakturowni parowane ze zleceniami po numerze
  • Kilometry z jednego systemu GPS wpadają same, raz na dobę
  • Role widzą tylko swoje dane, a premie mają daty obowiązywania
Rozliczenia i należności
osobne plikijedno miejsce
Przebiegi aut
przepisywaniesame z GPS

W case study pokazuję tylko efekty potwierdzone w działającym systemie.

Sprawdź u siebie

Zaznaczone dwa albo więcej? Warto porozmawiać o jednym panelu.

Rozliczenia leżą w kilku plikach?

Opisz, jakich narzędzi używasz, a powiem, jak mógłby wyglądać jeden panel dopasowany do Twoich zasad. Napisz przez formularz kontaktowy.

Powiązane usługi

Chcesz to wdrożyć u siebie?

Opisz krótko, czego potrzebujesz — odpowiem z propozycją pierwszych kroków.

Napisz do nas