ART4U.MEDIA
Porozmawiajmy

Blog

Systemy i automatyzacje5 min czytaniaAutor: Ariel Tryka

Jak zamienić Excela i notatki w aplikację dla firmy?

W skrócie

  • Najpierw opisz proces i role, potem uporządkuj dane, dopiero na końcu buduj.
  • Pierwsza wersja obsługuje tylko jeden proces, ten, który najbardziej boli.
  • Nie kopiuj arkusza jeden do jednego, bo aplikacja ma ułatwiać pracę.

Excela i notatki zamienia się w aplikację w kilku krokach: opisujesz, co dziś robisz, ustalasz role, porządkujesz dane, budujesz małą pierwszą wersję i dopiero po jej sprawdzeniu przenosisz resztę. Największy błąd to odtwarzanie całego arkusza kolumna po kolumnie.

Kiedy w ogóle odchodzić od Excela

Excel wystarcza w wielu firmach przez lata. Kłopoty zaczynają się, gdy korzysta z niego kilka osób, a plik rośnie.

Sygnały z arkusza

  • Kilka wersji pliku i nikt nie wie, która aktualna
  • Nadpisane cudze dane i skasowane formuły
  • Ten sam klient pod trzema nazwami
  • Wszyscy widzą wszystko

Co daje aplikacja

  • Jedno miejsce z danymi
  • Historia zmian: kto i kiedy
  • Jedna nazwa klienta
  • Uprawnienia dla każdej roli

Jeśli rozpoznajesz dwa lub trzy sygnały, aplikacja może się opłacać. Gdy arkusz prowadzi jedna osoba i wszystko działa, nie ma pośpiechu.

Osiem kroków

  1. 1
    Opisz proces, nie plikKto co robi, z jakich danych i gdzie je zapisuje.
  2. 2
    Zbierz wszystkie miejsca z danymiTakże notatki w telefonach i pliki „final”.
  3. 3
    Ustal role i uprawnieniaCo kto widzi i co może zmieniać.
  4. 4
    Uporządkuj daneDuplikaty, zapis dat i kwot, brakujące pola, historia.
  5. 5
    Wybierz jeden procesMała pierwsza wersja, np. rejestr zleceń.
  6. 6
    Zapisz reguły liczenia w systemieProwizja czy rabat ustawione raz, dla wszystkich.
  7. 7
    Przenieś dane i porównajPrzez jakiś czas oba systemy równolegle.
  8. 8
    Wdróż z ludźmiPokaż wcześniej, wyznacz opiekuna, ustal datę przejścia.

Proces zamiast pliku

Weźmy obsługę zlecenia.

  1. 1
    Telefon
  2. 2
    Zapytanie
  3. 3
    Wycena
  4. 4
    Realizacja
  5. 5
    Faktura

Rozpisz kroki i dopisz, kto je robi. Taki opis pokazuje rzeczy niewidoczne w arkuszu: informację wpisywaną dwa razy albo kontrolę, która istnieje tylko w głowie.

Role ważniejsze niż ekrany

W arkuszu widać wszystko albo nic. W aplikacji każda rola widzi tyle, ile potrzebuje.

Arkusz

  • Widać wszystko albo nic.

Aplikacja

  • Pracownik widzi swoje zlecenia, ale nie marże.
  • Kierownik widzi cały zespół.
  • Właściciel widzi wszystko wraz z historią zmian.

Ta lista decyduje o bezpieczeństwie danych i o tym, czy ludzie zechcą z systemu korzystać.

Przeniesienie bałaganu do aplikacji daje bałagan w aplikacji.

Liczenie w systemie, nie w głowie

W arkuszu wzór bywa skopiowany w kilkudziesięciu komórkach i jedna ręczna liczba rozjeżdża wynik. W aplikacji zasada jest zapisana raz.

Makieta, dane przykładowe

Dobra aplikacja wyjaśnia wynik. Pracownik widzi, z czego składa się kwota, więc nikt nie musi wierzyć na słowo.

Kiedy Excel wystarczy i od czego zależy cena

Gdy arkusz prowadzi jedna osoba, a dane są proste, wystarczy poprawić sam plik: ujednolić nazwy, dodać listy wyboru, zablokować komórki z formułami. To tańsze i często wystarcza na lata.

Cena aplikacji zależy od czterech rzeczy.

Od czego zależy cena

  • ProcesyLiczba procesów do objęcia aplikacją.
  • Role i ekranyLiczba ról i ekranów w systemie.
  • PołączeniaIntegracje z innymi narzędziami, np. systemem faktur.
  • DaneIlość danych do przeniesienia.

Dlatego wycena zaczyna się od rozmowy o procesie.

Sprawdź u siebie

Zaznaczone dwa albo więcej? Warto porozmawiać.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy odejść od Excela?

Gdy korzysta z niego kilka osób, plik rośnie i rozpoznajesz dwa lub trzy sygnały z arkusza. Gdy arkusz prowadzi jedna osoba i wszystko działa, nie ma pośpiechu.

Czy aplikacja ma odtworzyć arkusz?

Nie. Największy błąd to odtwarzanie całego arkusza kolumna po kolumnie. Pierwsza wersja obsługuje jeden proces, ten, który najbardziej boli.

Czy zawsze trzeba budować aplikację?

Nie. Gdy dane są proste, a arkusz prowadzi jedna osoba, wystarczy poprawić plik: ujednolić nazwy, dodać listy wyboru, zablokować komórki z formułami.

Od czego zaczyna się wycena?

Od rozmowy o procesie.

Jeśli rozpoznajesz kilka punktów, napisz przez formularz. Opowiedz, jak dziś pracujesz w arkuszach, a powiem, co warto przenieść do aplikacji w pierwszej kolejności.

Powiązane usługi

Chcesz to wdrożyć u siebie?

Opisz krótko, czego potrzebujesz — odpowiem z propozycją pierwszych kroków.

Napisz do nas